На виконання постанови Кабінету Міністрів України від 28.07.2003 N 1173 "Про внесення змін до Примірної інструкції з діловодства у міністерствах, інших центральних органах виконавчої влади, Раді міністрів Автономної Республіки Крим, місцевих органах виконавчої влади" та з метою вдосконалення організації контролю за виконанням документів:

1. Затвердити Положення про організацію контролю за виконанням документів в обласній державній адміністрації (далі - Положення), що додається.

2. Керівникам управлінь, відділів опрацювати дане Положення в усіх підрозділах облдержадміністрації й неухильно керуватися ним у практичній роботі.

3. Визнати таким, що втратило чинність, Положення про організацію контролю за виконанням документів у обласній державній адміністрації, затверджене розпорядженням голови облдержадміністрації від 30.12.99 N 1021.

4. Контроль за виконанням цього розпорядження покласти на заступника голови - керівника апарату облдержадміністрації Тихоновського С. Г.

 

Голова обласної держадміністрації

Г. Г. Москаль

 

 

 

ЗАТВЕРДЖЕНО розпорядженням Луганської обласної державної адміністрації від 21 лютого 2006 р. N 169

 

ПОЛОЖЕННЯ
про порядок організації контролю за виконанням документів в обласній державній адміністрації

 

1. Загальні положення

1.1. Це Положення регламентує порядок організації та здійснення контролю за виконанням законів України, актів та доручень Президента України, документів Кабінету Міністрів України, інших центральних органів виконавчої влади, розпоряджень і доручень голови облдержадміністрації.

1.2. Контроль за виконанням законів України, актів та доручень Президента України, Кабінету Міністрів України, центральних органів виконавчої влади, розпоряджень і доручень голови облдержадміністрації передбачає постійний моніторинг, отримання від виконавців відповідної проміжної інформації, аналіз цієї інформації та результатів моніторингу, інформування органів державної влади вищого рівня, голови облдержадміністрації про хід реалізації завдань та стан виконання відповідних документів.

1.3. Контроль за виконанням документів вищого рівня, розпоряджень і доручень голови облдержадміністрації здійснюється на підставі планів роботи та планів контролю (у разі необхідності), які розробляють відділ контролю апарату облдержадміністрації та сектори контролю апарату райдержадміністрацій.

У планах контролю визначаються:

- назва, номер документа та зміст завдання;

- проміжні контрольні терміни стану виконання завдань;

- управління, відділи та інші структурні підрозділи, які відповідають за організацію та виконання окремих завдань;

- посадова особа або структурний підрозділ, який забезпечує координацію роботи з організації та виконання в цілому.

План роботи відділу контролю апарату облдержадміністрації затверджує голова обласної державної адміністрації. Плани роботи секторів контролю апарату райдержадміністрацій затверджують голови районних державних адміністрацій.

1.4. Контроль за виконанням документів вищого рівня, розпоряджень і доручень голови облдержадміністрації здійснюється шляхом:

- аналізу та узагальнення у визначені терміни письмової інформації виконавців про стан виконання контрольних документів в цілому або за окремими пунктами завдань;

- систематичного аналізу статистичних та оперативних даних, що характеризують стан їх виконання:

- періодичної комплексної або цільової перевірки організації та виконання встановлених завдань безпосередньо на місцях;

- розгляду роботи (заслуховування звіту) виконавців щодо виконання встановлених завдань на засіданнях колегії, нарадах у голови облдержадміністрації, заступників голови відповідно до розподілу обов'язків.

1.5. Положення розроблено на підставі Закону України "Про місцеві державні адміністрації", указів Президента України від 29.03.2000 N 549/2000 "Про заходи щодо вдосконалення організації контролю за виконанням актів та доручень Президента України" та від 19.02.2002 N 155/2002 "Про порядок організації та здійснення контролю за виконанням указів, розпоряджень і доручень Президента України", постанови Кабінету Міністрів України від 28.07.2003 N 1173, Регламенту роботи обласної державної адміністрації та Інструкції з ведення діловодства в обласній державній адміністрації, затверджених відповідними розпорядженнями голови облдержадміністрації від 14.01.2000 N 29 та від 03.09.97 N 885.

2. Мета і завдання

2.1. Головна мета контролю - забезпечення ефективної діяльності облдержадміністрації як складової частини інформаційно-аналітичного забезпечення Президента України та органів державної виконавчої влади у вирішенні питань економічного, соціально-культурного розвитку території області та реалізації державної політики у визначених законодавством сферах управління.

2.2. Основні завдання системи контролю в апараті облдержадміністрації, її структурних підрозділах:

- облік та систематизація документів, що підлягають контролю, а також матеріалів про хід їх виконання;

- забезпечення високого рівня виконавської дисципліни;

- перевірка фактичного виконання завдань, запобігання порушенню термінів їх виконання та обсягів робіт, передбачених документами;

- своєчасне інформування голови, заступників голови облдержадміністрації про хід та результати виконання документів;

- забезпечення своєчасного та якісного виконання завдань, визначених керівництвом у документах, що підлягають контролю.

2.3. Організацію роботи з контролю за виконанням документів в обласній держадміністрації здійснюють голова і його заступники.

2.4. Координацію роботи з контролю за виконанням документів здійснює начальник відділу контролю, який періодично доповідає про виконання контрольних документів голові облдержадміністрації.

3. Порядок і форми контролю за виконанням документів

3.1. Контролю підлягають документи, у яких встановлено завдання або містяться питання, що потребують вирішення.

Обов'язковому контролю підлягає виконання законів України, указів, розпоряджень і доручень Президента України, постанов, розпоряджень і доручень Кабінету Міністрів України, інших документів центральних органів виконавчої влади, запитів і звернень народних депутатів України, розпоряджень і доручень голови облдержадміністрації.

3.2. Контроль за виконанням завдань, визначених документами органів державної влади вищого рівня, розпоряджень і доручень голови облдержадміністрації, здійснюється як в цілому, так і за окремими пунктами відповідно до термінів, зазначених безпосередньо в документах.

3.3. На контроль беруть тільки зареєстровані документи, які потребують конкретних дій щодо їх виконання.

3.4. Взяття документа на контроль встановлюється резолюцією голови облдержадміністрації або його першим заступником. У резолюції повинні зазначатися конкретні виконавці, завдання й терміни виконання документа, дата підписання резолюції й робиться позначка "контроль".

3.5. Організаційно-технічний контроль за надходженням документів до виконавців забезпечує загальний відділ апарату облдержадміністрації.

3.6. Документи з резолюціями й контрольними картками оперативно передаються канцелярією виконавцям і відділу контролю апарату облдержадміністрації.

3.7. Відповідальність за виконання документа несуть особи, які вказані в розпорядчому документі або резолюції. У разі, якщо документ доручений декільком виконавцям, відповідальним за організацію виконання є виконавець, зазначений у резолюції першим. Співвиконавці в однаковій мірі несуть відповідальність за своєчасне і якісне виконання доручення.

Якщо в резолюції вказано декілька виконавців і поруч одного з них стоїть "скликання", то співвиконавці повинні надати йому свої інформації для узагальнення.

3.8. Контроль за виконанням документів, доручених заступникам голови, здійснюють їх помічники, які зобов'язані своєчасно передавати документи безпосереднім виконавцям, регулярно доповідати своїм керівникам про хід реалізації завдань, а після закінчення контрольного терміну надавати інформацію про виконання документа до відділу контролю апарату облдержадміністрації.

Документи з дорученнями голови, які надходять до його заступників, реєструють у день надходження в журналі вхідної кореспонденції. У журналі повинні бути дати надходження документа до заступника голови і його передачі для подальшого виконання.

3.9. Відповідальність за організацію й контроль виконання документів в управліннях, відділах та інших структурних підрозділах облдержадміністрації несуть їх керівники та відповідальні за організацію контролю. Контрольні документи в цих підрозділах повинні реєструватися, з їх виконання розроблятися заходи. Керівники підрозділів облдержадміністрації зобов'язані своєчасно доповідати заступникові голови, його помічникам про стан виконання дорученого, а після закінчення контрольного терміну подавати до відділу контролю письмову інформацію про виконання документів.

3.10. Організація контролю за виконанням документів передбачає:

- ведення канцелярією облдержадміністрації картотеки вхідних документів;

- постійне поповнення комп'ютерної бази контрольних документів, що надходять до облдержадміністрації;

- прийняття розпоряджень голови облдержадміністрації з виконання важливих для області документів;

- здійснення відділом контролю аналізу виконання актів та доручень Президента України, Кабінету Міністрів України, розпоряджень і доручень голови облдержадміністрації, а також причин виникнення порушень у виконанні вимог зазначених документів і внесення до керівництва облдержадміністрації пропозицій щодо їх усунення;

- підготовку відділом контролю щорічної письмової інформації голові облдержадміністрації про хід реалізації актів та доручень Президента України, Кабінету Міністрів України, документів центральних органів виконавчої влади, Верховної Ради України;

- подання відділом контролю щомісячного інформаційного матеріалу з виконання контрольних документів голові облдержадміністрації та кожному його заступнику за напрямками їх діяльності;

- здійснення відділом контролю подекадного аналізу ходу реалізації контрольних документів і надання на початку кожної декади місяця помічникам заступників голови, а через них - безпосереднім виконавцям комп'ютерних роздруків-нагадувань про терміни виконання документів;

- щотижневий розгляд ходу виконання нормативно-правових актів та доручень Президента України і Кабінету Міністрів України окремих питань на оперативних нарадах у керівництва облдержадміністрації із заслуховуванням у відповідних випадках пояснень заступників голови облдержадміністрації та керівників структурних підрозділів.

4. Строки виконання документів органів вищого рівня та місцевих органів виконавчої влади

N з/п	Вид документа	Термін виконання та інформування	Підстава
1.	Звернення народних депутатів України	10 днів із дня реєстрації в канцелярії облдержадміністрації. Строк розгляду з урахуванням продовження не може перевищувати 30 днів із моменту його одержання	Закон України "Про статус народного депутата України" (ст. 16)
2.	Запити народних депутатів України	15 днів із дня реєстрації в канцелярії облдержадміністрації або в терміни, встановлені Верховною Радою України	Закон України "Про статус народного депутата України" (ст. 11)
3.	Звернення народних депутатів України, що надійшли до облдержадміністрації з Кабінету Міністрів України	5 днів із дня реєстрації у Секретаріаті Кабінету Міністрів Україні	постанова Кабінету Міністрів України від 28.07.2003 N 1173 "Про внесення змін до Примірної інструкції з діловодства..."
4.	Запити народних депутатів України, що надійшли до облдержадміністрації з Кабінету Міністрів України	10 днів із дня реєстрації у Секретаріаті Кабінету Міністрів України	постанова Кабінету Міністрів України від 28.07.2003 N 1173 "Про внесення змін до Примірної інструкції з діловодства..."
5.	Звернення депутатів місцевих рад	до 30 днів	розпорядження голови облдержадміністрації від 03.09.97 N 885, від 30.12.99 N 1021
6.	Укази, розпорядження, доручення Президента України, Кабінету Міністрів України, інших центральних органів виконавчої влади	до 30 днів із дня реєстрації у Секретаріаті Кабінету Міністрів України від України, якщо термін виконання не встановлено	постанова Кабінету Міністрів України від 24.09.2005 N 981 "Про внесення змін до Примірної інструкції з діловодства..."
7.	Листи, інші документи, які надходять із райдержадміністрацій, органів місцевого самоврядування, підприємств, установ	до 30 днів із дня реєстрації в канцелярії облдержадміністрації, якщо термін виконання не встановлено	розпорядження голови облдержадміністрації від 03.09.97 N 885, від 30.12.99 N 1021
8.	Пропозиції, заяви, скарги громадян	до 30 днів, якщо термін не встановлено резолюцією керівництва	-
9.	Пропозиції, заяви, скарги громадян	невідкладно, якщо не потребують додаткового вивчення та перевірки, але не пізніше 15 днів	-
10.	Доручення голови облдержадміністрації, його першого заступника	до 30 днів, якщо строки не обумовлені резолюцією	-
11.	Документи з позначкою "Терміново"	відразу або не пізніше 7 робочих днів	-
12.	Документи з позначкою "Невідкладно"	у день його надходження на реєстрацію. Якщо опрацьовані у вихідні дні, доповідаються у перший робочий день	-
13.	Телеграми, що потребують термінового вирішення, та решта	до 2 днів/10 днів	-
14.	Погодження проекту постанови, що має загальнодержавне значення й стосується життєвих інтересів усіх верств населення	15 днів	доручення Кабінету Міністрів України від 22.02.2003 N 5
15.	Підготовка та видання розпорядження голови облдержадміністрації (виконання резолюції)	до 10 днів	розпорядження голови облдержадміністрації від 03.09.97 N 885, від 30.12.99 N 1021
16.	Візування проекту розпорядження в структурних підрозділах	1 день	-
17.	Опрацювання проекту розпорядження в апараті облдержадміністрації	10 робочих днів	-
18.	Аналітичні та інформаційні матеріали про стан виконання встановлених завдань подаються голові облдержадміністрації, його заступникам	10 днів по закінченню терміну	-
19.	Узагальнення довідок та підготовка розпорядження голови облдержадміністрації про зняття з контролю розпоряджень голови облдержадміністрації, що виконані або втратили чинність	щороку 25 січня та 25 червня	-
20.	Щомісячні інформації	до 5-го числа наступного місяця	-
21.	Щоквартально	до 5-го числа першого місяця наступного кварталу	-
22.	Щороку, протягом року	до 5-го числа першого місяця наступного року	-
23.	Один раз на півріччя	до 5-го числа першого місяця наступного півріччя	-
24.	Постійно	щоквартально до 5-го числа наступного за кварталом місяця	-

 

Кінцеві дати термінів виконання документів, що припадають на вихідні чи святкові дні, під час взяття документів на контроль переносяться відділом контролю апарату облдержадміністрації:

 

- для документів нетермінового характеру - на наступний робочий день за вихідним чи святковим;

- для документів термінового характеру - на робочий день, що передує вихідному чи святковому дню.

Терміни виконання документів можуть бути змінені лише тими органами й посадовими особами, які їх встановлювали. Про погоджений новий термін необхідно повідомити відділ контролю, зазначивши з ким погоджена зміна, коли й на який строк. В іншому разі документ вважається невиконаним або виконаним з порушенням терміну.

5. Інформування про виконання й зняття документів з контролю

5.1. Аналітичні та інформаційні матеріали про стан виконання поставлених завдань, підготовлені згідно із встановленими термінами, надають голові облдержадміністрації, заступникам голови відповідно до розподілу обов'язків.

За матеріалами, що містять відомості про можливий зрив своєчасного чи повного виконання завдань, голова облдержадміністрації або заступники голови дають доручення відповідним виконавцям щодо вжиття додаткових заходів з усунення причин, що перешкоджають виконанню завдань.

5.2. Інформацію (звіт) про стан виконання законів, указів, розпоряджень і доручень Президента України, постанов, розпоряджень і доручень Кабінету Міністрів України, що подаються відповідно Президентові України, Кабінету Міністрів України, підписує голова облдержадміністрації, у разі його відсутності - перший заступник голови.

Інформацію про стан виконання контрольних документів, яку надсилають іншим центральним органам виконавчої влади, підписує заступник голови облдержадміністрації відповідно до розподілу обов'язків.

5.3. Документ вважається виконаним, якщо поставлені в ньому завдання вирішені, надана письмова відповідь по суті автору документа й відділу контролю.

5.4. Після виконання актів та доручень Президента України, Кабінету Міністрів України, розпоряджень голови облдержадміністрації виконавець зобов'язаний перед підписом інформації головою облдержадміністрації подати її до відділу контролю для візування з метою перевірки наявності в ній відомостей про виконання всіх доручень у повному обсязі.

5.5. Інформацію про стан виконання контрольних документів органів влади вищого рівня, доручень голови облдержадміністрації виконавці подають у канцелярію для реєстрації та відправки за призначенням не пізніше як за 2 дні до закінчення строку реалізації завдання, а копію зареєстрованої інформації (та на електронному носії) передають відділу контролю для формування контрольної папки.

Якщо акт чи доручення мають виконувати кілька виконавців, його виконання та відправлення інформації організовує особа, зазначена в резолюції першою, але з візами (на другому екземплярі) всіх виконавців.

5.6. У разі неможливості виконання акта чи доручення в установлені строки виконавець за 7 днів до закінчення цих строків подає голові облдержадміністрації обґрунтовані пропозиції на адресу Секретаріату Президента України, Кабінету Міністрів України, інших центральних органів виконавчої влади про продовження строків виконання документа.

5.7. Контрольні документи зняти з контролю може тільки голова облдержадміністрації або його заступники, які встановили цей контрольний термін.

5.8. Зняті з контролю документи разом із матеріалами, що стосуються ходу їх виконання, зберігаються у виконавця, а копії - у контрольній справі відділу контролю.

6. Контроль за виконання розпоряджень голови облдержадміністрації

6.1. Загальний контроль за реалізацією розпоряджень здійснюють голова та його заступники.

6.2. Безпосередній контроль за виконанням розпорядження здійснює один із заступників або інша особа, на яку покладено цю роботу.

6.3. Відповідальність за організацію виконання розпорядження несе керівник структурного підрозділу, який безпосередньо готував проект розпорядження, якщо у документі не визначено інших виконавців.

6.4. Розпорядження передається загальним відділом апарату облдержадміністрації помічнику того заступника голови, на якого покладено контроль за виконанням документа. Помічник здійснює контроль на всіх етапах реалізації розпорядження й періодично про це інформує свого керівника.

6.5. Структурний підрозділ, який готував проект розпорядження або якому доручено його виконання, у разі необхідності розробляє план організації контролю виконання документа, затверджує його у відповідного заступника голови й один примірник цього плану подає помічнику та відділу контролю.

Цей підрозділ готує узагальнені довідки, інформації про хід реалізації розпорядження й через помічника передає заступнику голови, який здійснює безпосередній контроль за виконанням, та відділу контролю апарату облдержадміністрації.

6.6. Розпорядження виконуються в установлені в них терміни.

6.7. Для зняття розпорядження з контролю виконавець готує інформацію про виконання й разом з усіма матеріалами передає через помічника заступнику голови для доповіді голові облдержадміністрації та відділу контролю для узагальнення.

Голова облдержадміністрації приймає рішення про зняття розпорядження з контролю або продовження терміну його виконання через розпорядження або доручення.

6.8. Зняте з контролю розпорядження зберігається у виконавця.

____________

 

Електронну копію тексту надано Луганською обласною державною адміністрацією.