29.03.2016 директор Державного архіву Луганської області
Безгинська К.М. виступила на апаратній нараді  голови облдержадміністрації - керівника обласної військово - цивільної адміністрації Туки Г.Б. з питання  «Про підсумки проведеної роботи щодо приймання та описування документів з місцевих виборів в 2015 році архівними установами Луганської області».

Безгинська К.М. зазначила, що згідно Закону “Про місцеві вибори” Центральна виборча комісія сформувала склад районних та міських територіальних виборчих комісій Луганської області (постанова № 230 від 6 вересня 2015 року). На території Луганської області було утворено 8 міських, 11 районних, 12 селищних та 137 сільських виборчих комісій.

На підставі Постанови Центральної виборчої комісії від 21 жовтня 2015 року № 485, листа Державної архівної служби України від 17.08.2015
№ 612/7816 був затверджений Порядок надходження документів від територіальних виборчих комісій до відповідних архівних установ. Зазначений Порядок за підписом голови облдержадміністрації - керівника військово-цивільної адміністрації Г.Б.Туки був надісланий для виконання головам райдержадміністрацій, районних рад, міським головам, головам територіальних виборчих комісій Луганської області.

Згідно Порядку 168 виборчих комісій області, які відклали у процесі своєї діяльності документи Національного архівного фонду, з особового складу та тимчасового строку зберігання, повинні передати документи до 35 архівних установ Луганської області.

На розгляд ЕПК Державного архіву Луганської області надійшло від 165 виборчих комісії 330 описів справ постійного строку зберігання та з особового складу на 3338 од.зб. Описи справ розглянуті експертами Держархіву та схвалені та погоджені на засіданнях ЕПК. До описів були складені історичні довідки та передмови до описів.

Зі 168 виборчих комісій області тільки 3 виборчі комісії не завершили науково-технічного впорядкування документів Національного архівного фонду, з особового складу та тимчасового зберігання, а саме: Станично-Луганська районна виборча комісія, Талівська сільська виборча комісія (Станично-Луганський район), Новопсковська районна виборча комісія.

Архівними установами надається всебічна практична та методична допомога зазначеним виборчим комісіям у складанні описів, історичних довідок та передмов до описів. Зазначений довідковий апарат, трьох виборчих комісій, після завершення впорядкування, буде схвалений на засіданні ЕПК Державного архіву та негайно з документами буде переданий до архівних установ. Робота виборчими комісіями планується бути завершена до 1 травня 2016 року у повному обсязі.

На сьогодні 2458 справ постійного строку зберігання надійшло на державне зберігання до Державного архіву Луганської області та архівних установ райдержадміністрацій, 880 справ з кадрових питань надійшло на зберігання до Трудових архівів.

Також всі виборчі комісії передали до архівних установ області виборчі бюлетені, списки виборців та документи тимчасового зберігання у кількості 1874 од.зб.

Згідно «Правил організації діловодства та архівного зберігання документів у державних органах, органах місцевого самоврядування, на підприємствах, в установах і організаціях», «Переліку типових документів, що створюються під час діяльності державних органів та органів місцевого самоврядування, інших установ, підприємств та організацій, із зазначенням строків зберігання документів», Порядку передачі територіальними виборчими комісіями з місцевих виборів виборчої та іншої документації на зберігання до місцевих державних архівних установ (постанова ЦВК від 21.10.2015 № 485) фінансові документи, які відклалися в діяльності виборчих комісій, з терміном зберігання 3 роки, потребують перевірки органами державної контрольно-ревізійної служби за сукупними показниками фінансово-господарської діяльності. Згідно інформації голів виборчих комісій такі  перевірки у виборчих комісіях не проводилися.

Відповідно Закону України «Про місцеві вибори» виборчі комісії є постійно діючими колегіальними органами, що в межах своїх повноважень забезпечують організацію, проведення місцевих виборів та не припиняють свої повноваження до сформування на чергових місцевих виборах нового складу комісій. У зв’язку з цим документи, які потребують фінансової перевірки, зберігаються у виборчих комісіях на відповідних територіях весь період та не підлягають передачі до архівних установ.

Державний архів Луганської області здійснює постійний моніторинг стану проведення експертизи цінності виборчих документів та їх передавання на державне зберігання до архівних установ області.