30 листопада 2015 року о 9-00 в приміщенні Луганської обласної військово-цивільної адміністрації  (м. Сєвєродонецьк, проспект Радянський, 59, ІІ поверх, зала засідань) відбулося засідання колегії Державного архіву Луганської області з порядком денним:

1. Про підсумки комплексних перевірок роботи служб діловодства, експертних комісій та архівних підрозділів Головного управління Державної казначейської служби України у Луганській області, Луганського обласного управління лісового та мисливського господарства, прокуратури Луганської області, Управління містобудування та архітектури ЛОДА, Луганської обласної клінічної лікарні;

2. Про роботу Експертно-перевірної комісії Державного архіву Луганської області;

3. Про співпрацю Державного архіву Луганської області  із засобами масової інформації у 2015 році;

4. Про стан впорядкування документів в організаціях-джерелах комплектування архівних установ області в 2015 році.

Засідання колегії розпочалось з розгляду підсумків комплексних перевірок роботи служб діловодства, експертних комісій та архівних підрозділів, здійснених фахівцями Державного архіву в організаціях-джерелах комплектування Національного архівного фонду (Головного управління Державної казначейської служби України у Луганській області, Луганського обласного управління лісового та мисливського господарства, прокуратури Луганської області, Управління містобудування та архітектури ЛОДА, Луганської обласної клінічної лікарні) та надання їм організаційно-методичної допомоги з цих питань.

Робота Експертно-перевірної комісії Держархіву Луганської області протягом року здійснювалась в напрямку науково-методичного та організаційного забезпечення експертизи цінності документів: розгляд питання щодо визначення та уточнення джерел формування НАФ; приймання рішення про схвалення описів справ постійного зберігання, погодження описів справ з особового складу, номенклатур справ, інструкцій з діловодства, положень про ЕК та архівні підрозділи, актів про вилучення для знищення документів, не внесених до НАФ, актів переробки описів; надання методичної допомоги з питань архівної справи архівним відділам і секторам райдержадміністрацій, міських рад, установам, організаціям та підприємствам.

Станом на 01.12.2015 року проведено 8 засідань ЕПК Держархіву області, на яких:

-        схвалено описів справ постійного зберігання на 5 181 од. зб. (182 установи),

-        погоджено описів справ з особового складу на 4 723 од. зб. (170 установ),

-        погоджено 33 акта про вилучення для знищення документів, не внесених до НАФ на 4238 позицій,

-        погоджено 230 зведених номенклатур справ на 26 352 статей,

-        погоджено 16 інструкції з діловодства,

-        погоджено 23 положення про експертну комісію,

-        погоджено 23 положення про архівний підрозділ установ, організацій, підприємств.

Співпраця Державного архіву Луганської області із ЗМІ сприяє розповсюдженню серед широких верств населення інформації про державну політику у сфері архівної справи та документознавства, складу та змісту документів Національного архівного фонду, діяльності архіву у напрямку забезпечення соціальних гарантій, прав та інтересів громадян за допомогою отримання ними доступу до ретроспективної інформації (виконання запитів соціально-правового характеру тощо).

Державний архів постійно популяризує інформацію архівних документів шляхом організації та проведення документальних виставок, присвячених знаменним та пам’ятним датам в історії України. Широко практикується  публікація статей, підготовка он-лайн виставок архівних документів.

За 11 місяців 2015 року було підготовлено

- 2 статті в друкованих виданнях (в газеті «Сєвєродонецькі вісті» до 70-ї річниці Перемоги у Другій світовій війні та у науково-практичному журналі «Архіви України» з нагоди 90-річчя створення Державного архіву Луганської області);

- 3 документальні он-лайн виставки на веб-сторінці Державного архіву Луганської області офіційного веб-сайту облдержадміністрації («Україна: перші кроки незалежності. Як це було…»; «ПАМЯТАЄМО-ПЕРЕМАГАЄМО! До 70-ї річниці Перемоги у Другій світовій війні»; «Вшанування пам’яті жертв Голодомору 1932-1933 років на Луганщина»);

- щокварталу надаються відомості про події, які відбулися в архівному житті області для видання офіційного бюлетеня «Вісник Державної архівної служби України».

Державним архівом Луганської області, архівними відділами і секторами райдержадміністрацій та міських рад постійно проводиться робота з юридичними особами – джерелами формування НАФ щодо правильної організації ведення їх діловодства, якісного та своєчасного науково-технічного впорядкування документів, створення необхідних умов для зберігання документів та дотримання строків передачі документів на державне зберігання.

Для забезпечення своєчасного впорядкування документів у 2015 році архівними установами області проведено низку заходів з установами – фондоутворювачами, активізовано роботу членів Експертно-перевірної комісії Держархіву, членів експертних комісії архівних установ та членів ЕК підприємств, установ, організацій.

Так, за 9 місяців 2015 року архівними установами області надано 3143 консультації, проведено 27 семінарів, у т. ч.:

Державним архівом Луганської області надано 735 консультацій (з них 409 - у Держархіві, 322 - за телефоном, 27 - в організаціях), проведено 2 семінари:

- «Організація роботи експертних комісій підприємств, установ, організацій - джерел формування НАФ, які передають документи до Державного архіву Луганської області» в рамках навчання голів експертних комісій та осіб, відповідальних за роботу архівних підрозділів і діловодних служб;

- «Про організацію роботи територіальних виборчих комісій щодо передачі виборчої документації архівним установам області» для голів територіальних виборчих комісій Луганської області.

Архівними відділами і секторами  райдержадміністрацій та міських рад надано 2408 консультацій, проведено 24 семінара.

Для здійснення контролю за роботою  архівних підрозділів, діловодних служб та експертних комісій установ, організацій і підприємств архівними установами області здійснюються комплексні, тематичні та контрольні перевірки.

Станом на 01 листопада 2015 року архівними установами області здійснено 105 перевірок, з них 44 перевірки здійснено фахівцями Держархіву, 61 - фахівцями архівних відділів і секторів райдержадміністрацій та міських рад.