Уважаемая Ольга Петровна!
Уважаемые коллеги!
Уважаемые гости!
Прежде всего, в преддверии праздника весны позвольте поздравить всех присутствующих женщин. Ведь все самое дорогое, что есть в нашей жизни - счастье, радость, надежда, любовь, связанно с женщиной. Вы наполняете будни яркими красками, побуждаете к благородным поступкам и добрым делам. Пусть вас никогда не обходит забота мужчин, а прекрасные чувства дарят вдохновение для новых творческих успехов и жизненных побед.
Традиционно первое заседание коллегии посвящено подведению итогов работы архивных учреждений области за год и определению задач на 2010 год. На протяжении 2009 года Государственный архив и архивные учреждения Луганской области сосредоточили свои усилия на выполнении основных задач в сфере архивного дела и делопроизводства. По результатам работы в 2009 году архивисты области отмечены Грамотами областной государственной администрации, областного совета и Государственного архива области. Архив принял участие во Всеукраинском конкурсе "Лучший государственный служащий" и занял ІІ место в номинации "Лучший специалист".
Я хочу выразить признательность вам всем за ваш труд. Несмотря на то, что размер средней зарплаты в Госархиве составляет 1360 грн. и штатная численность на 40% меньше нормы, все виды работ выполняются вовремя и в полном объеме. Обратите внимание, происходит это лишь благодаря энтузиазму самого молодого, легкого на подъем коллектива архивистов на Украине. На этих хрупких плечах держится история Луганщины и в целом всего нашего государства.
В течение года проводились мероприятия по усилению контроля за организацией охранного режима в архивных учреждениях с целью предотвращения несанкционированного доступа к архивохранилищам, выносу или кражам документов. В архивных отделах Кременской и Троицкой райгосадминистраций отремонтированы охранные сигнализации.
С целью усиления пожарной безопасности в учреждениях всех уровней совместно с органами пожарного надзора проведены проверки противопожарного состояния помещений, архивохранилищ, технического состояния электросетей и электрооборудования, разработаны дополнительные планы мероприятий по усилению пожарной безопасности. Архивные учреждения осуществляли мероприятия по ремонту и модификации существующих пожарных сигнализаций.
В течение года трудовые архивы Новопсковского и Троицкого районов оборудованы пожарной сигнализацией.
Таким образом, процент оснащенности архивных учреждений области охранной и пожарной сигнализациями приближается к 100.
Вопросы охранно-пожарного режимов ежегодно рассматриваются коллегией Государственного архива Луганской области и являются всегда актуальными. Позвольте напомнить, что ответственность за пожарную безопасность архивных учреждений несут их руководители, которые ответственные за создания оптимальных условий для хранения архивных документов. Эти условия предусматривают установление соответствующих нормативных требований к архивным зданиям, помещениям и хранилищам, средствам и режимам хранения документов.
Административные помещения Государственного архива области, в том числе архивохранилища двух зданий, оборудованы охранной сигнализацией. Пульт контроля находится на посту охраны архива. С целью исключения проникновения посторонних лиц в Государственный архив на окнах и дверях первого и второго этажей установлены решетки. Уважаемая, Ольга Петровна, благодарим Вас за участие в решении проблем относительно охраны архивов. Благодаря Вашей инициативе средства Стабилизационного фонда были направлены на осуществление мероприятий по охране помещений Государственного архива, который в течение года находился под круглосуточной вневедомственной охраной. Ваша заслуга в том, что архив обеспечен охраной и на текущий год.
При проведении проверки организации охранного режима Государственного архива области установлено, что в конце рабочего дня все архивохранилища, помещения, аварийные и запасные выходы зданий опечатываются. В рабочее время архивохранилища закрыты на замки, ключи от дверей находятся у ответственных лиц.
В Государственном архиве разработана и согласована с органами госпожнадзора области инструкция по пожарной безопасности. Разработаны необходимые инструкции, планы эвакуации документов на случай возникновения чрезвычайной ситуации и поэтажные схемы эвакуации. В архиве назначены ответственные за пожарную безопасность хранилищ и рабочих комнат, проводятся обследования противопожарного состояния помещений. Все сотрудники архива 1 раз в полгода проходят инструктаж по пожарной безопасности.
В Государственном архиве области есть автоматизированная станция пожаротушения, на всех этажах установлена тревожная кнопка. При повреждении целостности пожарной сигнализации на посту охранника Государственного архива, а также на центральном пульте органов пожарного надзора срабатывает звуковая сигнализация. Архив оснащен 70 углекислотными огнетушителями. Эвакуационные пути свободны, двери эвакуационных выходов затворяются лишь на внутренние запоры, которые легко отпираются. В коридорах установлены символические изображения знаков "выход". Последняя дата проверки представителями органов госпожнадзора области - апрель прошлого года.
В течение года получены дополнительные помещения архивными отделами Старобельской райгосадминистрации и Антрацитовского, Краснодонского, Северодонецкого городских советов и трудовыми архивами Марковского, Сватовского и Старобельского районов. Архивный отдел Новопсковской райгосадминистрации получил новое помещение. Ремонт помещений проводился в архивных отделах Краснодонского и Стахановского городских советов и трудовом архиве Краснодонского района. Увеличилась протяженность стеллажного оборудования в 8 архивных отделах и 5 трудовых архивах на 320 пог.м.
Вместе с тем остаются нерешенными вопросы материально-технического оснащения архивных учреждений, обеспечение их помещениями достаточными для хранения существующего количества документов. На сегодня полностью исчерпана возможность приема документов на хранение в архивных отделах Белокуракинской, Кременской, Марковской райгосадминистраций и Лисичанского городского совета, а также в трудовых архивах Краснодонского, Меловского и Новопсковского районов. Хранилища в 5 архивных отделах и 5 трудовых архивах заполнены на 90-99%. Это обусловлено ежегодным ростом количества ликвидированных предприятий области. И неоднократные наши обращения к руководству конкретных регионов области пока не привели к должным результатам.
Следующей задачей после создания надлежащих условий для хранения документов является обеспечение надлежащего состояния самих документов. В архивном деле существует целый ряд проблем относительно формирования современной системы контроля за наличием, состоянием и движением документов НАФ, решение которых требует применения программного метода. В 2009 году разработана и поэтапно будет реализовываться Программа осуществления контроля за наличием, состоянием и движением документов НАФ в Луганской области на 2010-2014 гг. Реализацию данной Программы обеспечат
32 архивных учреждений области. Постоянный контроль даст возможность сохранить документы, предотвратить их уничтожение, повреждение, похищение и возникновение других чрезвычайных ситуаций. На протяжении 2009 года в архивных учреждениях области проверено 45848 единиц хранения, в текущем году планируется проверить 75300 единиц хранения и 17700 документов НАФ, которые хранятся в архивных подразделениях предприятий области.
Архивными учреждениями области в 2009 году значительно превышены плановые показатели по реставрации и ремонту документов на бумажной основой, оправке и подшивке дел и картонирования документов.
В прошлом году архивными учреждениями проведена значительная работа относительно формирования Национального архивного фонда с целью обеспечения общества исторически значимой информацией. На постоянное хранение в Государственный архив поступило 9339 дел и в архивные отделы - 10242.
По состоянию на 1 января 2010 года документов Национального архивного фонда в Государственном архиве Луганской области хранится 1 472 095, в архивных отделах райгосадминистраций и городских советов - 242 858 единиц хранения. Документов по личному составу в архивных отделах насчитывается 307 449, в трудовых архивах - 132 786.
Управлением Службы безопасности Украины в Луганской области в 2009 году были проведены комплексная и контрольная проверки состояния защиты государственной тайны в Госархиве области. В результате проверок комиссия пришла к выводу, что состояние защиты гостайны отвечает требованиям действующего законодательства.
Значительное внимание отводилось вопросам организационно-методического руководства архивными и делопроизводственными подразделениями учреждений - источников формирования НАФ. Государственным архивом было осуществлено 18 проверок, архивными отделами – 328.
За год на 4-х заседаниях Экспертно-проверочной комиссии были одобрены описи управленческой документации на 36692 дела и на 25771 дело согласованы описи по личному составу, а также акты об изъятии для уничтожения документов, не внесенных в НАФ на 471515 дел.
Продолжена практика проведения заседаний ЭПК с участием начальников архивных отделов райгосадминистраций и городских советов, членов экспертных комиссий предприятий, учреждений, организаций. Такая форма контроля за деятельностью ЭК содействует обмену опытом и влияет на качество составления справочного аппарата.
Количество дел постоянного хранения, которые находятся свыше установленных сроков в архивных подразделениях предприятий, учреждений и организаций - источниках формирования архивных отделов области, в сравнении с прошлым годом, уменьшилась на 3409.
На базе Государственного архива продолжает работу филиал кафедры "Архивоведение" Восточноукраинского национального университета им. В. Даля. За время работы кафедры подготовлено около 200 специалистов архивного дела, которые работают в архивных учреждениях Луганщины. Лишь в Государственном архиве от общего количества работников свыше 45% составляют выпускники кафедры.
В течение года в Государственном архиве области проведены производственные и преддипломные практики для студентов Луганских ВУЗов.
В отчетном году в Государственном архиве области для начальников архивных отделов райгосадминистраций и городских советов, руководителей трудовых архивов проведен совместный с Луганским областным отделом по вопросам банкротства при участии Главного управления Пенсионного фонда Украины в Луганской области, Главного управления труда и социальной защиты населения, Хозяйственного суда Луганской области, арбитражных управляющих, руководителей предприятий семинар- совещание по теме: „Инвентаризация архивов ликвидированных предприятий и предприятий, которые находятся на стадии банкротства". Результатом общей работы стало ежеквартальное предоставление областным отделом по вопросам банкротства информации о ликвидированных предприятиях с указанием юридического адреса должника и фамилии арбитражного управляющего.
В течение года разработана Примерная номенклатура дел подчиненных подразделений Главного управления МЧС Украины в Луганской области.
Для архивных подразделений и работников делопроизводственных служб архивными отделами райгосадминистраций и городских советов проведено 53 семинара. Следует отметить высокую активность архивного отдела Лисичанского городского совета в этом направлении. Работники Государственного архива приняли участие в 5 тематических краткосрочных семинарах, организованных Луганским центром последипломного образования.
Третье основное направление деятельности архивных учреждений - это обнародование информации, которая содержится в архивных документах.
В 2009 году архивными учреждениями области выполнено 50 тысяч 500 запросов, из них Государственным архивом - 4232, архивными отделами - 31051, трудовыми архивами - 15255.
Преобладала следующая тематика запросов социально-правового характера: размер заработной платы, подтверждение трудового, льготного стажа работы, гражданское состояние, награждение, нахождение на оккупированной территории. Самое большое количество запросов социально-правового характера выполнено архивными отделами Лисичанского (7512) и Луганского (4537) городских советов, Славяносербской райгосадминистрации (1315) и трудовым архивом Старобельского района (2340).
В 2009 году в читальных залах Государственного архива Луганской области работало 370 исследователей (из них 10 иностранцев).
Органам государственной власти, местного самоуправления и другим заинтересованным учреждениям и организациям Государственный архив направил 3 информационных письма к 75-летию образования Ворошиловградского государственного педагогического университета, к 60-летию с момента возобновления работы паровозостроительного завода имени Октябрьской революции.
Особенно необходимо отметить архивный отдел Новоайдарской райгосадминистрации и Луганского городского совета, сотрудники которых в течение 2009 года подготовили соответственно 7 и 9 инициативных информаций.
Значительно перевыполнены плановые показатели по подготовке выставок документов: общее количество выставок - 15. По документам Государственного архива организованы выставки по темам: «Трагические страницы 1932-1933 гг.», «Отголосок Афганской войны в периодических изданиях Луганской области», «Страницы истории Великой Отечественной войны 1941-1945 гг.», «День партизанской славы», «К 20-й годовщине создания Народного Руха Украины за перестройку», «Начало Второй мировой войны в периодических изданиях Луганской области».
В Государственном архиве осваивалась новая форма выставочной деятельности - онлайновые выставки документов. Архивные учреждения в течение года активно сотрудничали со средствами массовой информации. В 2009 году подготовлено и проведено 15 радиопередач, 13 телепередач, на страницах периодической прессы опубликовано 63 публикации, которые выходили на страницах областных, городских и районных газет в виде интервью, статей, тематических подборок документов. Наиболее плодотворно сотрудничали со средствами массовой информации архивные отделы Новоайдарской райгосадминистрации и Северодонецкого городского совета. Следует отметить активность в этом направлении трудовых архивов.
Успешность функционирования архивной системы в значительной степени зависит от укомплектованности всех ее участков квалифицированными специалистами.
По состоянию на 1 января 2010 года штатная численность работников архивной отрасли составляет 147 штатных единиц. Среди которых 16 % - специалисты возрастом до 28 лет, 14 % - возрастом от 29 до 35 лет, свыше 36 лет - 70 %.
33% сотрудников Государственного архива имеют историко-архивное образование, историческое - 26%. Государственные служащие составляют 67% от общего количества сотрудников архивной отрасли, из них 95 % женщины.
По расчетам штатная численность Государственного архива не отвечает нормативам, для нормального функционирования необходимо добавить 19 штатных единиц. Здание № 2, где хранятся документы бывших парторганизаций, общим объемом почти в 700 тысяч, не имеет постоянного штатного персонала, читальный зал вынужденно работает лишь два дня в неделю. Два хранителя фондов и два реставратора обслуживают оба здания. Многочисленные обращения на протяжении 2002-2008 годов в облгосадминистрацию, Государственный комитет архивов Украины, Министерство финансов не дало положительных результатов. Уважаемая Ольга Петровна, обращаемся к Вам с просьбой о помощи в решении этого вопроса. Только Государственный комитет архивов Украины может внести предложения Кабинету Министров Украины относительно увеличения предельной численности Государственного архива области.
С 2005 года нарушена целостность архивной системы области. Начальники
11 архивных отделов переведены на должности главных специалистов. Благодаря настойчивости Государственного архива этот вопрос в большинстве территорий был решен, но на сегодня в Белокуракинском, Попаснянском и Станично-Луганском районах главные специалисты по вопросам архивного дела, выполняя функции начальника отдела, продолжают реализовывать государственную политику в сфере архивного дела и делопроизводства региона.
Каждый год мы одолеваем новые трудности на этом нелегком пути, но вместе с тем сталкиваемся с новыми вызовами времени. Этот год становится очередным испытанием архивов на стойкость. С начала года мы уже ощутили, как сложно нам будет работать в условиях ограниченного бюджетного финансирования.
Большие ожидания были возложены на Государственную программу развития архивного дела на 2006-2010 года, которой предусматривалось 10 млн гривен на развитие архивного дела области. К сожалению, она не была реализована. Государственный архив не был профинансирован.
Поэтому хочу призвать вас, уважаемые коллеги, даже в условиях финансовой нестабильности мы должны обеспечить надлежащую сохранность документов Национального архивного фонда.
Все мы понимаем, что от финансирования учреждения зависят вопросы развития материально-технической базы, решение многих проблем, но есть наши профессиональные виды работ, направленные на сохранность, комплектование, учет, создание справочного аппарата, которые на протяжении текущего года необходимо выполнять независимо от условий бюджетной нестабильности.
2010 год юбилейный для Государственного архива Луганской области, 10 сентября будет отмечена 85 годовщина со дня его создания. С удовольствием замечу, что вошли мы в него с выполненными задачами и впереди уже стоят новые. Объединим наши усилия, совместно решим проблемы, и желаю всем оставаться профессионалами и не терять оптимизма! Ведь только это поможет архивной системе области держаться на плаву!
Спасибо за внимание!
