Доповідь директора Державного архіву Луганської області
на засіданні колегії Державного архіву Луганськї області
29 жовтня 2009 року
Шановні колеги!
Шановні гості!
Забезпечення збереженості документів Національного архівного фонду та з особового складу є найважливішим завданням архівних установ області, саме тому через рік після проведення моніторингу ми знов повертаємося до розгляду цього питання з метою визначення позитивних зрушень.
Колегія Державного комітету архівів України у вересні поточного року визнала, що в Державному архіві Луганської області створені задовільні умови збереженості документів. В архіві дотримується порядок розміщення та видавання документів з архівосховищ, проводиться звірка наявності та фізичного стану справ, створено страховий фонд особливо цінних документів та фонд використання, забезпечено фізико-хімічна схоронність документів. З метою запобігання втрат документів Державним архівом області постійно здійснюється такий вид роботи як перевірка наявності, фізико–хімічного та технічного стану документів. У плановому порядку проводиться перевіряння наявності та фізичного стану справ. Ведуться картотека і список справ, що знаходяться в розшуку. З метою пошуку відсутніх справ проводиться суцільне перевіряння. На постійному контролі виявлення документів із згасаючим та слабо контрастним текстом та його відновлення шляхом копіювання або передрукування.
Важливою складовою забезпечення збереженості документів є професіоналізм та відповідальне ставлення до роботи архівістів низової ланки. Саме від якості та сумлінності роботи архівних підрозділів підприємств залежить повнота фондів, відсутність втрат та задовільний стан документів.
Під час проведення цьогорічного моніторингу особлива увага приділялась стану збереженості документів в архівних підрозділах області, а це 253 установи – джерела формування НАФ Державного архіву Луганської області та 974 по архівних відділах. За результатами обстеження встановлено, що ступінь збереженості документів архівних підрозділів області в цілому задовільний. Станом на 20 жовтня поточного року кількість справ постійного зберігання в архівних підрозділах складає 133380 документів НАФ та 451502 з особового складу. Архівні підрозділи 50% установ мають ізольовані приміщення та 13% штатних працівників, в яких налічується 181 одиниця.
Для здійснення контролю за роботою архівних підрозділів та діловодних служб організацій проводяться комплексні, тематичні та контрольні перевірки. За поточний рік Державним архівом проведено 19 перевірок, архівними відділами райдержадміністрацій та міських рад – 267.
Під час аналізу виявлені порушення правил протипожежної й охоронної безпеки та вимог щодо збереженості документів. Найчастіше не дотримуються санітарно-гігієнічний режим та строки перевірки вогнегасників. Система опалення не відповідає вимогам пожежної безпеки (в деяких організаціях взагалі архівосховища не мають опалення, електропроводка та електрообладнання застарілі), обробка дерев’яних стелажів протипожежною рідиною не проводиться. Відсутні металева обшивка дверей, грати, штори, прилади вимірювання температурно-вологісного режиму, план евакуації документів, інструкції про заходи пожежної безпеки.
Такі недоліки мають місце в Луганському обласному бюро судово-медичної експертизи, Управлінні капітального будівництва Луганської обласної державної адміністрації, Територіальному управлінні Держгірпромнагляду по Луганській області, Рубіжанська Центральна міська лікарня. Архів шахти «Центросоюз» місто Свердловськ розміщено в напівпідвальному приміщенні, в якому в осінньо-зимовий період спостерігається надмірна вологість, в ньому зберігається близько 2 тисяч документів з особового складу. А архівний підрозділ відділу освіти Новоайдарської райдержадміністрації розташовано взагалі в підвальному приміщенні.
Знайома ситуація для кожного з Вас? Це мінус для всієї території, для керівництва району та для Вас особисто. Як часто заслуховуються на засіданнях виконкомів та колегіях керівники проблемних підприємств? Які методи впливу до них застосовуються?
Розглянувши умови зберігання документів необхідно приділити увагу стану їх збереженості. Моніторинг встановив, що повністю описали документи постійного зберігання та схвалили описи на ЕПК Державного архіву області 27% установ – джерел формування архівних відділів, що на 7% більше ніж в минулому році. А це говорить про те, що протягом року повністю описали документи 80 підприємств та на сьогодні в 37 організаціях – джерелах формування НАФ Державного архіву проводиться науково-технічне впорядкування документів. Такі низькі показники залежать не тільки від недостатнього фінансування, яким частіше за все виправдовуються, разом з цим існує низка чинників, які впливають на збереженість документів – це штатна чисельність, наявність окремого приміщення під архів, матеріально-технічне забезпечення, санітарно-гігієнічні умови, перевантаженість архівосховищ.
За даними аналізу встановлено, що по 2007 рік провели впорядкування документів такі організації: Луганський обласний відділ з питань банкрутства, Луганська обласна організація профспілки працівників охорони здоров’я, Луганська обласна профспілкова організація працівників споживчої кооперації, Луганська територіальна організація профспілки працівників вугільної промисловості та відділ статистики Марківської районної державної адміністрації, управління комунального майна Луганської міської ради, відділ освіти Білокуракинської районної державної адміністрації.
Але у ряді організацій науково-технічне впорядкування документів НАФ не проводилося більше 10 років. Наприклад, у Луганській обласній раді профспілки працівників інноваційних і малих підприємств, Луганському обласному дочірньому підприємстві «Луганськоблтурист», Луганському обласному бюро судово-медичної експертизи, Територіальному управлінні Держгірпромнагляду по Луганській області, Державному проектному інституті «Луганськцивільпроект», ЗАТ «Інститут «Спецавтоматика», Луганському обласному інституті післядипломної педагогічної освіти, Ровенківській центральній міській лікарні, Марківському райспоживтоваристві, Відкритому акціонерному товаристві «Сєвєродонецький приладобудівний завод», управлінні статистики у
м. Сєвєродонецьку.
Для архівістів зрозуміло: чим більше строк за який не проводилось впорядковування, тим більше об’єм документів, які зберігаються в архівних підрозділах понад встановлені строки. Протягом поточного року в містах та районах цей показник збільшився на 6 тисяч та сягнув 46214 одиниць зберігання. Але в установах – джерелах формування Державного архіву навпаки цей показник зменшився на 17 тисяч. Отже, своєчасне впорядкування зведе до мінімуму витрати на науково-технічне опрацювання документів, стане запорукою їх гарантованого збереження. Стурбованість викликає ситуація яка склалась в таких організаціях як: Об’єднаний архів Федерації профспілок Луганської області – 2321 справа позатермінового зберігання, Луганський обласний протитуберкульозний диспансер – 437 справ, ЗАО «Лугань» – 576, ВАТ «Луганськмлин» – 457, Луганське обласне управління лісового та мисливського господарства – 440, Рубіжанський казенний хімзавод "Зоря" – 832.
Особливу увагу зверніть на це питання протягом наступного року, передбачте у планах роботу з цими підприємствами, та зведіть цей показник до мінімуму. Адже на наступних прикладах, ми бачимо що це можливо.
Архівними відділами проводилась робота з установами, які зберігають документи понад встановлені строки, так архівним відділом Кіровської міської ради прийнято на постійне зберігання документи відділу статистики за 14 років, архівним відділом Луганської міської ради прийнято 228 документів органів місцевого самоврядування із 259. Впорядковано та передано на зберігання до архівного відділу Стахановської міської ради документи фонду комунального майна та Стахановського територіального комітету профспілки робітників вугільної промисловості.
Несвоєчасне приймання документів, строки тимчасового зберігання яких в архівних підрозділах установ закінчився, нерідко призводить до їх псування або втрати. Під час моніторингу виявлено пошкодження документів в Луганському обласному бюро судово-медичної експертизи, Управлінні житлово-комунального господарства обласної державної адміністрації та зафіксовано втрату документів в концерні “Луганськоблбуд”, Луганському машинобудівному технікумі, Рубіжанському казенному хімзаводі "Зоря", Рубіжанському професійному електромеханічному ліцеї, управлінні культури Рубіжанської міської ради, відділі освіти Сєвєродонецької міської ради. Випадки втрати документів в цих установах з’ясувались в процесі впорядкування. Неможливо встановити, чи була втрата документів, якщо не проводилось науково-технічне оброблення. Велика вірогідність, що під час такої роботи, список установ значно збільшиться, а отже не буде можливості відтворити історію підприємств, міст та забезпечити соціальну захищеність громадян.
Слід відмітити, що якість впорядкування документів залежить від правильного ведення діловодства, а саме від наявності зведеної індивідуальної номенклатури справ та впровадження її в поточне діловодство. Основним недоліком у роботі діловодних служб є несвоєчасне погодження номенклатур справ ЕПК Державного архіву Луганської області.
На даний час 65% організацій Списку №1 Держархіву Луганської області працюють за погодженими ЕПК номенклатурами справ. У 15 % організацій номенклатури справ потребують оновлення. Інші організації не мають розроблених номенклатур справ (20%).
68% установ – джерел формування НАФ архівних відділів райдержадміністрацій мають зведені номенклатури справ, погоджені з Державним архівом, в архівних відділах міських рад цей показник становить 75%. Але слід зважати на те, що архівні відділи міських рад мають штатну чисельність в 2 рази більшу ніж в районах, при цьому на одну одиницю в містах припадає
8 підприємств, а в районах – 28. Найнижчий показник наявності погоджених номенклатур у Перевальському, Попаснянському та Сватівському районах. Відсутні номенклатури справ в фінансовому управлінні Брянківської міської ради, у товаристві з обмеженою відповідальністю «Брянківський завод фільтрів і сепараторів», ВАТ «Сєвєродонецький приладобудівний завод». Звертаю увагу, що номенклатури справ державної холдінгової компанії «Антрацитвуглесервіс», Краснолуцького міського управління освіти та відділу культури погоджені з ЕПК на 1993 рік. Треба відмітити, що у 40% установ – джерел формування НАФ архівного відділу Краснолуцької міської ради номенклатури справ погоджені до 2004 року та потребують оновлення, у 30% установ – не розроблені. Необхідно терміново активізувати роботу у цьому напрямку, та в наступному році докласти максимум зусиль для покращення ситуації.
Підбиваючи підсумки, хочу зазначити, що проведений моніторинг виявив певні прогалини в роботі начальників архівних відділів, що спонукає нас тримати на контролі виконання поставлених сьогодні завдань та продовжити аналіз збереженості документів. В цьому питанні ще не поставлено крапку. Майте на увазі, для усунення недоліків обмаль часу, тому заплануйте цю роботу на наступний рік.
