РІШЕННЯ
КОЛЕГІЇ ДЕРЖАВНОГО АРХІВУ ЛУГАНСЬКОЇ ОБЛАСТІ
м. Луганськ 12 березня 2008 р.
Про підсумки роботи архівних установ
області у 2007 році та їх завдання
на 2008 рік
Колегія Державного архіву Луганської області, розглянувши підсумки роботи архівних установ у 2007 році, відзначає, що їх діяльність була спрямована на поповнення і збереження національної архівної спадщини та забезпечення потреб громадян, суспільства, держави.
Для зміцнення матеріально-технічної бази і створення належних умов зберігання документів Програмою розвитку архівної справи в Луганській області на 2006-2010 роки було передбачено 10 млн. грн. Минулого року Державним архівом області за Програмою використано 210 тис. грн. Архівними відділами - 414 тис. грн., з них 24 тис. грн. з державного бюджету і 390 тис. грн. з місцевих бюджетів.
Архівні відділи Алчевської, Антрацітовської, Кіровської, Ровеньківської міських рад розміщені в житлових будинках, що суперечить Основним правилам роботи держархівів України.
Незадовільний стан приміщень архівних відділів Кремінської райдержадміністрації і Антрацитівської міської ради.
Протипожежною сигналізацією обладнано 90,3 % архівних відділів Луганщини. За приписами органів пожежнагляду необхідно встановити пожежну сигналізацію в архівних відділах Антрацитівської, Білокуракинської райдержадміністрацій і Антрацитівської міськради.
Охоронні сигналізації відсутні в архівних відділах Антрацитівської, Біловодської, Білокуракинської, Краснодонської, Міловської, Перевальської, Слов'яносербської, Старобільської райдержадміністрацій і Антрацитівскої, Брянківської, Краснодонської, Краснолуцької, Первомайської, Ровеньківської міськрад.
Повністю закартоновані справи тільки в архівних відділах Свердловської і
Ровеньківської міськрад. Не розпочата ця робота в архівних відділах Лутугинського, Перевальського, Троїцького районів і міста Луганська.
У 2007 році прийнято на державне зберігання документів НАФ в Держархів області 12585, в архівні відділи – 3898 і 46294 документи з особовго складу, в трудові архіви надійшло 20190 документів.
У звітному році продовжено створення електронної версії фондового каталогу на документи Національного архівного фонду, які зберігаються в Держархіві області, для конвертації їх до „Центрального фондового каталогу”. У комп'ютерну базу було введено 50 аркушів фонду, доповнена електронна версія анотованого реєстру описів на 664 фонди, описано 153 фонди для путівника по фондах Держархіву, складено 518 карток каталогу на фонд “Виконавчий комітет Ворошиловградської міської Ради депутатів трудящих”.
План по каталогізації фондів не виконаний Біловодським, Краснодонським, Кремінським, Новопсковським архівними відділами.
Членами ЕПК за 2007 рік були розглянуті і схвалені описи справ постійного зберігання на 17 949 одиниць зберігання, що більш ніж в 2 рази перевищує плановий показник. Узгоджені описи справ з особового складу на 19624 одиниць зберігання, акти про виділення до знищення документів, не внесених до НАФ на 39867 позицій, зведені номенклатури справ на 25147 позицій. За минулий рік експертами розглянуто і узгоджено 34 положення про експертні комісії і архівні підрозділи установ, організацій, підприємств.
Викликає стурбованість збільшення в порівнянні з 2006 роком кількості справ, які зберігаються понад встановлені терміни в установах, організаціях, підприємствах в цілому по області на 3090, зокрема в юридичних особах-джерелах комплектування Держархіву - на 2167 справ, архівних відділів - на 923 справ.
На кінець 2007 року в 50% установ-джерел комплектування Держархіву були розроблені і узгоджені з ЕПК зведені номенклатури справ і в 66,5% установ-джерел комплектування архівних відділів.
Всього 9% установ-джерел комплектування Держархіву повністю описали документи постійного зберігання і затвердили описи на ЕПК і відповідно по області 19,4%.
На виконання Указу Президента України від 28 березня 2007 року № 250/2007 «Про заходи у зв'язку з 75-ми роковинами Голодомору
1932-1933 років в Україні» Державним архівом Луганської області підготовлено і видано науково-документальне видання архівних документів «Голодомор на Луганщині 1932-33 років». Презентація збірки пройшла в лютому поточного року в Держархіві області.
До 90-річчя архівної системи України виданий буклет Госархива області.
Враховуючи зазначене, з метою подальшого розвитку архівної справи
КОЛЕГІЯ ВИРІШУЄ:
1. Звіт про підсумки роботи державних архівних установ області у 2007 році взяти до відома.
2. Відділам Держархіву області, архівним відділам райдержадміністрацій та міських рад забезпечити якісне та своєчасне виконання завдань Плану розвитку архівної справи області на 2008 рік.
протягом року
3. Відділу зберігання, обліку та довідкового апарату Держархіву (Клименко Л. В.), начальникам архівних відділів та керівникам трудових архівів забезпечити постійний та чіткій контроль за наявністю, станом та рухом документів
протягом року
4. Керівникам державних установ області дотримуватися вимог охоронного, протипожежного та санітарно-гігієнічного режимів архівосховищ.
протягом року
5. Головам Антрацитівської, Білокуракинської райдержадміністрації та Антрацитівської міської ради обладнати архівні відділи протипожежною та охоронною сигналізаціями.
до 01.04.08
6. Головам Біловодської, Краснодонської, Міловської, Перевальської, Слов’яносербської, Старобільської райдержадміністрацій та Брянківської, Краснодонської, Краснолуцької, Первомайської, Ровеньківської міських рад. обладнати архівні відділи охоронною сигналізацією.
до 01.04.08
7. Головам Білокуракинської, Перевальської, Попаснянської, Станично-Луганської райдержадміністрації відновити архівні відділи.
до 01.04.08
8. Головам Антрацитівської, Білокуракиньської, Лутугінської, Новоайдарської, Перевальської райдержадміністрацій, міст Алчевська, Брянки, Кіровська, Красного Луча, Луганська, Первомайська, Ровеньків, Рубіжного, Сєвєродонецька, Стаханова докласти додаткових зусиль для завершення створення мережі трудових архівів та організації їх діяльності.
протягом року
9. Начальникам архівних відділів райдержадміністрацій та міськрад повідомити Держархів області про випадки винесення ухвали Господарським судом Луганської області про ліквідацію підприємств без документального підтвердження передачі документів з особового складу до архівних установ.
до 01.04.08
10. Заступнику директора Держархіву (Лисенко Т. А.):
- підготувати лист до Господарського суду Луганської області щодо порушення процедури ліквідації підприємств.
до 01.05.08
- організувати спільний семінар Держархіву з Головним управлінням Пенсійного фонду України в Луганській області та Луганським обласним відділом з питань банкрутства.
до 01.06.08
11.Відділу формування НАФ та діловодства Держархіву (Кудінова Г.Ю.) та архівним відділам райдержадміністрацій та міських рад активізувати проведення семінарів з діловодства й архівної справи для працівників архівних підрозділів, членів ЕК, діловодних служб.
протягом року
12.Відділу зберігання, обліку та довідкового апарату Держархіву (Клименко Л. В.), відділу інформації та використання документів Держархіву (Кравченко А. М.) вважати нагальним завданням завершення підготовки реєстрів меморіальних фондів, пов’язаних з подіями Голодомору 1932-1933 років в Україні та оприлюднення відомостей про смертність упродовж 1931-1933 років за книгами РАЦС
до 01.11.08
13.Відділу зберігання, обліку та довідкового апарату Держархіву (Клименко Л. В.) підготувати запит до Головного управління юстиції в Луганській області про смертність упродовж 1934-1936 років за книгами РАЦС
до 01.04.08
14.Відділу формування НАФ та діловодства Держархіву (Кудінова Г.Ю.) та архівним відділам Антрацитівської, Кремінської, Марківської, Перевальської, Попаснянської райдержадміністрацій, Лисичанської, Ровеньківської, Сєвєродонецької міських рад посилити контроль за впорядкуванням документів з метою зменшення кількості справ, що зберігаються позатерміново в організаціях, підприємствах, установах.
протягом року
15.Головам Краснодонської, Кремінської, Старобільської райдержадміністрацій та Алчевської, Антрацитівської, Краснодонської, Краснолуцької, Ровеньківської міських рад забезпечити фізичною охороною архівні установи.
до 01.04.08
16.Головам Біловодської, Краснодонської, Перевальської райдержадміністрацій та Алчевської, Брянківської, Краснолуцької, Лисичанської, Сєвєродонецької міськрад забезпечити встановлення протипожежних дверей в архівних відділах.
до 01.04.08
17.Головам Лутугинської, Міловської, Перевальської, Попаснянської, Станично-Луганської, Троїцької райдержадміністрацій забезпечити в архівних відділах негайну заміну порошкових вогнегасників на вуглекислотні.
до 01.04.08
18.Начальникам архівних відділів Білокуракинської, Кремінської, Перевальської, Слов’яносербської, Сватівської, Троїцької райдержадміністрацій та Ровеньківської міської ради обладнати архівосховища контрольно-вимірювальними приладами
до 01.04.08
19.Начальникам архівних відділів Лутугинської, Перевальської, Троїцької райдержадміністрації та Луганської міської ради активізувати роботу з картонування справ.
протягом року
Голова колегії М. М. Старовойтов
Секретар колегії І. В. Коршок
