Пасько Л. Зберігання документів - справа відповідальна // Вісник Старобільщини. - № 47-48. - 12 червня 2009
Мало хто з вас не замислювався над впорядкуванням та зберіганням документів, що створюються під час діяльності підприємств, організацій установ. Їхнє зберігання - це дуже нелегка справа. Хочу нагадати, що існують правила накопичення і зберігання документів. Для всіх підприємств, установ, організацій України встановлено єдиний порядок роботи з документами від їх створення в діловодстві до передавання на постійне або тимчасове зберігання до архівних установ. Відповідальність за збереження документів несе власник або посадова особа, яка керує підприємством.
Для того, щоб знати строки зберігання документів, на підприємстві необхідно скласти номенклатуру справ. Це систематизований перелік найменувань справ, створюваних у діловодстві установи, оформлених у відповідному порядку із зазначенням строків зберігання. Знищити ж документи, строк зберігання яких закінчився, можна після погодження акту про знищення з архівним відділом Старобільської райдержадміністрації.
Архівний відділ Старобільської районної державної адміністрації в межах своєї компетенції забезпечує на території району реалізацію державної політики у сфері архівної справи та діловодства, поповнення Національного архівного фонду документами, що мають місцеве значення, веде їх облік, відповідає за зберігання та використання.
А ось губити або просто викидати документи я б не радила. Бо, по-перше, перевірки контролюючих органів можуть зробити свої висновки. По-друге, існує адміністративна відповідальність у вигляді штрафів (ст. 921 КпАП) за недбале зберігання, незаконне знищення тощо. По-третє, існує і карна відповідальність - штрафи, позбавлення волі (ст.ст. 298, 357 ККУ) - за навмисне знищення, пошкодження, приховування офіційних документів.
Час швидкоплинний. Мине кілька років, і нинішні події важко буде відновити без документів, а документи з особового складу - це доля кожного з нас. Тож давайте подбаємо про повагу до людей, які раніше працювали на ваших підприємствах і працюють тепер. По досягненню певного віку всім без винятку будуть потрібні документи для забезпечення заслуженого відпочинку. Щоб не довелось людині, яка чесно відпрацювала, долати безліч інстанцій у пошуках документів для оформлення пенсії через чиюсь недбалість і байдужість, треба зберігати документи належним чином.
