В І Д К Р И Т И Й Л И С Т
Директора Державного архіву Луганської області
Старовойтова М.М. до керівників підприємств, установ, організацій усіх форм власності
Шановні керівники підприємств,
установ та організацій усіх форм власності !
Відповідно до ст. ст. 4, 13, 31, та 32 Закону України „Про Національний архівний фонд та архівні установи”, Ви несете персональну відповідальність і зобов’язані своїми діями забезпечувати збереженість Національного архівного фонду (далі – НАФ) та його поповнення за рахунок документів Вашого підприємства (установи, організації).
Звертаємо Вашу увагу, що забезпечення збереженості документів НАФ, які являються державною власністю, включає в себе зобов’язання утримувати в Вашому підприємстві (установі, організації) в належному відповідно норм стані будівлі і приміщення, в яких розташовано Ваш архівний підрозділ, а саме: встановлення охоронних та протипожежних сигналізацій, наявність у достатній кількості вогнегасників та ін.
Також Ви зобов’язані з метою забезпечення належного зберігання документів підтримувати у цих приміщеннях необхідний технологічний режим. (Більш докладні відомості можна отримати з Положення про умови зберігання архівних документів, затвердженого наказом Держкомархіву України від 15.01.2003 № 6).
Обов’язково передавати відповідні документи Вашого підприємства (установи, організації) в упорядкованому стані до державних архівних установ, а у випадку ліквідації – до трудового архіву у зоні комплектування, яких вони перебувають.
Постановою Кабінету Міністрів України від 08 серпня 2007 р. № 1004 затверджено Порядок утворення та діяльності комісій з проведення експертизи цінності документів, у якому визначено головне завдання експертної комісії (далі – ЕК) на підприємствах, установах, організаціях, а саме: робота з проведення та організації експертизи цінності документів, що утворилися у діловодстві під час діяльності Вашої установи (підприємства).
Зробивши аналіз результатів комплексних, контрольних, тематичних перевірок, виявлено низку типових порушень Закону України „Про Національний архівний фонд та архівні установи”. А саме: за декілька десятиріч не проводиться Вашою ЕК експертиза цінності документів, які утворюються у діловодстві, порушуються строки передачі документів Національного архівного фонду на державне зберігання, не проводиться на належному рівні розроблення номенклатури справ, інструкцій про діловодство, положення про ЕК та роботу архівного підрозділу.
Таким чином, відповідно вимог ст. 42 Закону України „Про Національний архівний фонд та архівні установи”, Ви, як керівник підприємства (установи, організації) при наявності вказаних вище порушень, можете бути притягнуті у встановленному порядку до адміністративної або кримінальної відповідальності.
Стаття 92-1. Кодексу України про адміністративні правопорушення.
Порушення законодавства про Національний архівний фонд та архівні установи
Недбале зберігання, псування, незаконне знищення, приховування, незаконна передача іншій особі архівних документів, порушення порядку щодо доступу до зазначених документів, а також неповідомлення державної архівної установи про наявні архівні документи в разі виникнення загрози знищення або значного погіршення їх стану тягнуть за собою попередження або накладення штрафу на громадян від трьох до семи неоподатковуваних мінімумів доходів громадян і попередження або накладення штрафу на посадових осіб - від п'яти до десяти неоподатковуваних мінімумів доходів громадян.
Ті самі дії, вчинені особою, яку протягом року було піддано адміністративному стягненню за одне з порушень, передбачених частиною першою цієї статті, тягнуть за собою накладення штрафу на громадян від семи до двадцяти неоподатковуваних мінімумів доходів громадян і на посадових осіб - від десяти до сорока неоподатковуваних мінімумів доходів громадян.
(Кодекс доповнено статтею 92-1 згідно із Законом № 2888-III (
2888-14) від 13.12.2001; із змінами, внесеними згідно із Законом №534-V (
534-16 ) від 22.12.2006)
Стаття 298-1. Кримінального кодексу України.
Знищення, пошкодження або приховування документів чи унікальних документів Національного архівного фонду
1. Умисне знищення, пошкодження або приховування документів Національного архівного фонду - карається штрафом від п'ятдесяти до ста неоподатковуваних мінімумів доходів громадян або арештом на строк до шести місяців.
2. Ті самі дії, вчинені щодо унікальних документів Національного архівного фонду, караються позбавленням волі на строк до трьох років.
3. Діяння, передбачені частинами першою або другою цієї статті, вчинені службовою особою з використанням службового становища, караються позбавленням волі на строк від трьох до п'ятироків
(Кодекс доповнено статтею 298-1 згідно із Законом № 534-V ( 534-16 ) від 22.12.2006 ).
