На вебпорталі Пенсійного фонду України (portal.pfu.gov.ua) у розділі «Електронна трудова книжка» відображаються відомості про трудові відносини найманого працівника за основним місцем роботи, розраховані автоматично за даними звітів страхувальників за період з 1998 року.

У разі, якщо в звітності страхувальника в індивідуальних відомостях застрахованої особи зазначено неповний календарний рік або неповний календарний місяць, то в електронній трудовій книжці автоматично формуються відомості про прийняття/звільнення застрахованої особи.

Показники, які були автоматично розраховані за даними звітів страхувальника, не впливають на розрахунок страхового стажу та носять інформаційний характер.

Страховий стаж для призначення пенсій обчислюється за даними, що містяться в системі персоніфікованого обліку, а за періоди до 1 січня 2004 року – на підставі документів та в порядку, визначеному законодавством (підстава – трудова книжка або інші документи, які підтверджують періоди роботи, навчання, військової служби, догляду за дитиною та інші).

Трудовий стаж до 1 січня 2004 року за умови його документального підтвердження автоматично прирівнюється до страхового і зараховується під час призначення пенсії.

Відомості, що містяться у реєстрі застрахованих осіб Державного реєстру загальнообов’язкового державного соціального страхування, сформовані за даними звітних відомостей, які надані роботодавцями з 1998 року. Тобто, інформація про періоди трудової діяльності до впровадження електронної звітності відсутня.

Для забезпечення повноти даних реєстру застрахованих осіб, Пенсійний фонд України веде роботу по опрацюванню відомостей про трудову діяльність – трудові книжки переводяться у цифровий формат.

На вебпорталі Пенсійного фонду реалізовано можливість подання скан-копій трудових книжок (у тому числі інших документів про стаж), які можуть бути надані як застрахованою особою, так і роботодавцями за своїх працівників.

Оцифрування документів про стаж включає в себе два основних етапи:

 І – проводиться співставлення даних трудової книжки із даними системи персоніфікованого обліку та перевіряється якість сканів для оцифрування. Якщо результат позитивний, проводиться переведення даних трудової книжки у цифровий формат – оцифрування;

ІІ – спеціалістами відділів перерахунку, призначення та виплати пенсій здійснюється правова оцінка записів трудової книжки у відповідності до вимог нормативних документів, тобто, саме на цьому етапі визначаються періоди, які будуть зараховані при призначенні пенсії, та визначається необхідність надання додаткових документів, про що надаються зауваження, із якими можна ознайомитися в розділі «Мої звернення» на вебпорталі.