Основним документом, що підтверджує стаж роботи за період до впровадження персоніфікованого обліку у системі загальнообов’язкового державного соціального страхування (до 01.07.2000, а в окремих випадках до 01.01.1998), є трудова книжка.

За відсутності трудової книжки стаж роботи встановлюється на підставі інших документів, виданих за місцем роботи, служби, навчання, а також архівними установами.

При цьому абзацом першим пункту 18 Порядку підтвердження наявного стажу роботи для призначення пенсій за відсутності трудової книжки або відповідних записів у ній, затвердженого постановою Кабінету Міністрів України від 12.08.1993 № 637,  передбачено, що за відсутності документів про наявний стаж роботи і неможливості одержання їх внаслідок ліквідації підприємства, установи, організації або відсутності архівних даних з інших причин, ніж ті, що зазначені в пункті 17 Порядку № 637, стаж роботи установлюється на підставі показань не менше двох свідків, які б знали заявника по спільній з ним роботі на одному підприємстві, в установі, організації (в тому числі колгоспі) або в одній системі і мали документи про свою роботу за час, стосовно якого вони підтверджують роботу заявника.

В аналогічному порядку підтверджується стаж роботи за відсутності документів у разі, коли підприємства, установи, організації або їх правонаступники розміщуються (розміщувалися) на тимчасово окупованій російською федерацією території України, в районі проведення антитерористичної операції або здійснення заходів із забезпечення національної безпеки і оборони, відсічі і стримування збройної агресії російської федерації, а також на територіях територіальних громад, що розташовані в районі проведення воєнних (бойових) дій або які перебувають/перебували в тимчасовій окупації, оточенні (блокуванні), а також у разі, коли майно (документи) підприємств, установ, організацій або їх правонаступників (незалежно від місця їх реєстрації на території України) розташоване на території України та/або пошкоджене чи знищене внаслідок воєнних (бойових) дій, терористичних актів, диверсій, спричинених військовою агресією російської федерації проти України, за умови документального підтвердження пошкодження чи знищення майна (документів).

Для підтвердження стажу на підставі показань свідків особа звертається до сервісного центру територіального органу Пенсійного фонду України з відповідною заявою, в якій зазначає період роботи, назву підприємства, установи, організації, їх місце знаходження, посаду, на якій працювала, та дані про двох свідків.

При визначенні територій, зазначених в абзаці другому пункту 18 Порядку № 637, слід керуватися Переліком територій, на яких ведуться (велися) бойові дії або тимчасово окупованих російською федерацією, затвердженим наказом Міністерства з питань реінтеграції тимчасово окупованих територій України від 22.12.2022 № 309, та Переліком населених пунктів, на території яких здійснювалася антитерористична операція, затвердженим розпорядженням Кабінету Міністрів України від 02.12.2015 № 1275-р.

Факт пошкодження чи знищення майна (документів) підприємств, установ, організацій або їх правонаступників внаслідок воєнних (бойових) дій, терористичних актів, диверсій, спричинених військовою агресією Російської Федерації проти України, підтверджується, зокрема, довідками, виданими виконавчими органами сільських, селищних, міських, районних у місті (у разі їх створення) рад, місцевими держадміністраціями, військовими адміністраціями, військово-цивільними адміністраціями, актами Державної служби з надзвичайних ситуацій, довідками Національної поліції, актами комісійного обстеження пошкодженого та знищеного майна або будь-якою іншою інформацією (відомостями) та/або документами, які це підтверджують.

Свідки, які знали заявника по спільній з ним роботі на одному підприємстві, в установі, організації або в одній системі, надають документи про свою роботу за час, стосовно якого вони підтверджують роботу заявника, зокрема, трудову книжку або будь-які інші документи, перелічені в пункті 3 Порядку № 637.

У тих випадках, коли періоди роботи зараховуються до трудового стажу на підставі показань свідків, один із яких свідчить про роботу заявника за більший період, ніж інші, встановленим вважається період, який підтверджений двома або більше свідками (пункт 25 Порядку № 637).

Опитування свідків проводить працівник сервісного центру з дотриманням вимог, передбачених пунктом 25 Порядку № 637.